Projektipäällikkö Tomi Kotala

Artikkeli

Mitä tilannekuva meille oikeasti kertoo?

Hankkeiden tilannekuva digitalisoituu nopeaa vauhtia, ja tietoa on nykyään saatavilla hankkeista vaihdellen reaaliaikaisesti kaikilla päätelaitteilla. Digitaalisella tilannekuvalla tuodaan ketteryyttä hankkeiden tilannekuvaraportointiin sekä kehitetään ja yhdenmukaistetaan työmaiden ja projektin johdon toimintaa, jotta voidaan reagoida ajoissa mahdollisiin haasteisiin. Digitaalinen tilannekuva ei kuitenkaan ole tietosisällön osalta sen parempi kuin perinteinen raportointimalli, jos ylläpidettävä tieto ei ole ajantasaista tai tieto ei ole relevanttia päätöksen teon tueksi. Mitä tilannekuva meille oikeasti kertoo?

Tässä blogitekstissä käsittelen loppukustannusennusteen laadinnan ja ajantasaisuuden haasteita suurien integroitujen projektitoteutushankkeiden (IPT) näkökulmasta, erityisesti allianssihankkeiden. Allianssimalli on yksi IPT-hankkeiden toteutusmuoto.

Integroitujen projektitoteutushankkeiden kustannushallinta ja -ennustaminen on hyvin moniulotteista, ja luotettavien lukujen tuottamiseksi tarvitaan useita toimijoita ja toimintoja hankkeen eri osa-alueilta. Hankkeiden laskenta- ja/tai projektipäälliköiden haasteina onkin tuoda nämä prosessit eri toimijoiden tietoon, myös hankkeiden johdon, jotta digitaalisen tilannekuvan tietosisältö ja sen tuottaminen ymmärretään samalla tavalla. Iso haaste onkin olemassa olevien lukujen sisällön väärintulkinta.

Rakentamisen kustannuksien ennustaminen

Työmaalohkot ja ennustaminen. Suuret hankkeet on yleensä pilkottu pienemmiksi työmaalohkoiksi, jotta kokonaisuuden hallinta olisi helpompaa. Tämä johtaa automaattisesti tilanteeseen, jossa toimintamallit ovat erilaiset, koska ihmisetkin ovat erilaisia. Lohkoille täytyy tuoda tiedoksi kustannushallintaprosessin toimintaperiaatteet, ja toimintaa täytyy jonkun fasilitoida, jotta systemaattinen toiminta mahdollistuu.

Lohkojen kustannusennustamiseen tarvitaan syvää yhteistyötä lohkon, projektin johdon sekä aikataulu- ja hankintavastaavien kanssa.

Lohkotasolla toimivalla työnjohdolla on näissä hankkeissa lähtökohtaisesti ollut paras tieto siitä, mitä on rakennettu ja mitä on tulossa. Lohkot ennustavat oman rakentamisen litteroiden määrä- ja yksikköhintamuutoksia. Lohkojen kustannusennustamiseen tarvitaan syvää yhteistyötä lohkon, projektin johdon sekä aikataulu- ja hankintavastaavien kanssa, jotta aikataulutetut tehtävät saadaan suoritettua mahdollisimman sujuvasti ja järkevään hintaan. Aina ei tietystikään näin käy.

Mahdollisia haasteita voi tulla eteen esimerkiksi materiaalien toimitusketjuissa tai hintojen nousuissa. Edellä mainittujen vaikutus pitäisi päivittyä jatkuvasti ennusteeseen viimeisimmän tiedon mukaisena. Toimitusketjujen osalta vaikutuksia voidaan analysoida skenaarioanalyysien ja riskienhallinnan avulla. Inflaatiovaikutus litteratasolla tuodaan suoraan tämän päivän hinnoilla ennusteen materiaalien hintoihin hankkeen loppuun saakka. Jos tapahtuu uusia muutoksia, ennustetta päivitetään. Tällöin hanke saa arvokasta tietoa siitä, miten lohkoilla menee kustannusmielessä.

Työmaalohkot ennustavat rakentamisen litteroiden määrien ja yksikköhintojen muutoksien lisäksi myös niin sanottuja työmaatehtäviä, hanketehtävien työmaakohtaisia kustannuksia. Näitä ovat esimerkiksi työnjohto, työmaapalvelut (työmaarakennukset, vesi, sähkö), kalusto jne. Työmaatehtävien ennustaminen on pääsääntöisesti resurssien käytön ennustamista. Suurimmat hintamuutokset täytyy ennusteessa näkyä tämän päivän hinnoilla ja resurssisuunnitelmilla (aikataulu).

Hanketehtävien, riskien- ja indeksienhallinta

Projektin hanketehtävien ennustaminen tapahtuu IPT-hankkeissa projektin johdon toimesta esimerkiksi big roomilla. Projektin hanketehtävät ovat myös pääsääntöisesti resurssien käytön ennustamista ja muutoksiin reagoimista, kuten työmaatehtävien osalta toimitaan.

Riskienhallinta IPT-hankkeissa. ”Riskit ja hyödyt jakaen” -lausahdus kuuluu usein seminaareissa. Mutta on olemassa riskejä, jotka kategorisesti ovat joko IPT-hankkeen yhteisiä tai hankkeen tilaajan riskejä. Vastuunjaosta sovitaan yleensä hankekohtaisesti. Eron voisi kuvata tavalla, jossa hanke voi itse vaikuttaa riskiin tai mahdollisuuteen, on se allianssin, ja jos ei, on se tilaajan. Tilaajariskinä esimerkinomaisesti voisi olla vaikka kaavavalitus, joka viivästyttää hanketta.

Riskienhallinnan hankkeissa täytyy olla systemaattista ja osallistavaa, jotta saadaan paras ajantasainen tieto hankkeen kokonaiskustannusennusteeseen. Riskienhallintaa voidaan tehdä useilla tavoilla, mutta itse olen tykästynyt toimintatapaan, jossa riskejä hallitaan sijaintitietoa ja tekniikkalajeja hyödyntäen eräänlaisessa matriisissa. Sijaintietona voi olla myös koko hanke.

Riskienhallinnan fasilitaattori käy systemaattisesti sekä projektin johdon, työmaalohkojen, tekniikkalajien että omistajien kanssa riskejä läpi. Yhdessä pohditaan riskien suuruksia ja todennäköisyyksiä sekä niiden lieventämiseen liittyviä toimenpiteitä. Nämä tulokset Monte Carlo -simuloidaan, josta saadaan riskeille mediaani. Tästä saadaan loppukustannusennusteeseen sekä tavoitekustannusriskien että omistajakustannusriskien mediaaniarvojen osuudet.

Riskien mediaaniarvojen osuudet kokonaiskustannusennusteessa ovat dynaamisia. Ne liikkuvat ylös tai alas maailman muuttuessa. Jotta saadaan paras tulos, on riskienhallinnan oltava systemaattista läpi koko hankkeen, jossa riskien suuruudet ja todennäköisyydet lievennystoimenpiteineen pelaavat peliään simuloinnin lisäksi.

Indeksihallinta on yksi ulottuvuus lisää allianssihankkeiden kokonaiskustannusennusteeseen. Indeksihallinnan ja -laskennan perusperiaate on, että se ei saa tuottaa ansiotonta hyötyä tai haittaa hankkeiden osapuolille. Indeksihallintaa lasketaan koko ajan sovitun mukaisesti joko kuukausittain tai kvartaaleittain, jotta aito kustannusmuutos saadaan esille. Samalla voidaan todeta indeksihallinnan perusperiaatteiden oikeellisuus. Jos oikeellisuudessa havaitaan periaatteiden vastaisuutta, täytyy hankkeissa käytettävien kustannuslajien indeksisidonnaisuutta muuttaa. Kustannuslajien indeksisidonnaisuuksilla saadaan erilaisten hankkeiden oikea kustannuspainotus muutoksissa esille.

Indeksilaskennalla muutetaan sovitun vastuunjaon mukaisesti tavoitekustannusta, jolloin sen suuruudella on vaikutusta allianssimallien sopimustekniikassa käytettävään kaupalliseen malliin ja sitä kautta loppukustannusennusteeseen. Tavoitekustannusta muuttava osuus lasketaan euromääräisen toteutuman (tämän päivän hinta) indeksien muutoksien suhteella taaksepäin tavoitekustannuksen asettamishetken hintatasoon. Näiden lukujen erotus on tavoitekustannusta muuttava hintatason muutos. Indeksit voivat muuttua ylös tai alas.

Kaupallinen malli ja omistajakustannukset

Kaupallisen mallin odotusarvon laskenta tuottaa hankkeelle tietoa siitä millaisia mahdollisia vaikutuksia ennustetun tavoitteen alituksista tai ylityksistä on loppukustannusennusteeseen. Kuinka paljon on mahdollinen kustannusbonus tai -sanktio, ja millaisia vaikutuksia hankkeen alkuvaiheessa määriteltyyn bonuspoolin tämän päivän tilanteella on. Huomioitavaa kaupallisessa mallissa on myös se, että hankkeen tilaaja on jakamassa bonuksia ja sanktiota. Eli infrahankkeissa myös veronmaksaja hyötyy, jos tavoitetta alitetaan.

ATA-bonukset/mittariarvot määritellään hankekohtaisesti. ATA-maailmalla pitäisi olla ohjausvaikutus, jotta tilaajan hankekohtaiset tavoitteet toteutuvat. ATA-bonus lasketaan mittariarvojen tuloksen kautta bonuspoolin sen hetkisen tilanteen mukaisesti. Tämänkin osion pitäisi olla dynaaminen läpi hankkeen, koska kaupallisen mallin odotusarvo vaikuttaa bonuspoolin suuruuteen. Myös ATA-tulos muuttuu hankkeen aikana.

Kiinteä palkkio lasketaan kehitysvaiheen lopussa asetetusta tavoitekustannuksesta, joka lukitaan. Kiinteän palkkion osuutta seurataan laskutuksen yhteydessä. Palkkio maksetaan kokonaisuudessaan, vaikkakaan se ei laskutuksen mukaan ole vielä ”käytetty”. Kiinteää palkkiota voi muuttaa vain laajuusmuutos eikä sitä ei voida laskutuksessa ylittää. Kiinteän palkkion käsittelyssä voisi olla myös erilaisia sopimusteknisiä näkökulmia.

Kaikkien tekstissä tummennettujen ja kertauksena alla mainittujen elementtien osalta muodostuu hankkeiden kokonaiskustannusennuste, loppukustannusennuste tai budjetin vertailuluku. Rakkaalla lapsella on monta nimeä.

Omistajana tässä kontekstissa on tilaaja, joka maksaa kaikki kustannukset.

Projektipäällikkö
Tomi Kotala


Kirjoittajalla on kokemusta allianssimallista vuodesta 2017 lähtien.